EL RETO DE LA DIGITALIZACIÓN GUBERNAMENTAL PARA LOGRAR MÁS EFICACIA 

Las herramientas tecnológicas y digitales comenzaron a desplazar las formas tradicionales de realizar una serie de actividades con recursos humanos y materiales, desde hace varios años. Las instituciones bancarias y entes gubernamentales comenzaron a instruir a sus cuentahabientes y ciudadanos, respectivamente, a usar plataformas para realizar sus gestiones ante sucursales y dependencias. 

Ahora hasta unos tacos se pagan con transferencia electrónica y no se diga el pago de servicios, como el agua, la luz y hasta el predial, con lo que se han ahorrado personal, papel y sobre todo tiempo. Ya es obsoleto levantar pedidos, llevar registros, seguimientos, trámites y consultas o quejas, entre otros procesos, a mano. 

Lo de hoy, es que las grandes instancias privadas o gubernamentales tengan sus propias aplicaciones digitales para satisfacer de manera más rápida y eficaz a sus usuarios, clientes, cuentahabientes o ciudadanos.  

De hecho dos gobiernos municipales de Guanajuato, que son Salamanca y Dolores Hidalgo, han asumido el reto de modernizar sus servicios y ser más eficaces en la atención ciudadana y se han mandado hacer trajes a la medida, con ingenieros informáticos, especialistas en la amplia gama de requerimientos de todo tipo, académico, científico, social y hasta político, por mencionar algunos. 

El ingeniero Noel Rubio, es uno de los especialistas en informática que han diseñado productos específicos para instituciones como el Poder Legislativo que hace algunos años entendió que era urgente modernizar el sistema de archivos por la gran cantidad de valiosos documentos que alberga y socializar por así decirlo, los servicios que ofrecen los gobiernos municipales en el país. 

Para saber de qué se trata el tema, buscamos una entrevista con el creador de estos productos para enfocarnos en las ventajas que ofrece la digitalización y sistematización de casos concretos, que han venido a poner a disposición de las personas la información que buscan o dar seguimiento y respuesta al trámite que están realizando con el poder de un clic.   

Cómo comenzó este viaje hacia ese mundo digital que borra fronteras y tiempos y que nos comente, también, acerca de estos proyectos que han venido desarrollado con algunos gobiernos municipales. Si ya se concretó alguno, ¿dónde se ha establecido, cuáles son las características?, por favor.  

Nosotros como empresa desarrollamos diferentes tipos de plataformas para gobiernos e instituciones privadas.  

Ahora tenemos más orientado el trabajo en plataformas de gestión documental, de archivo, las cuales cumplen con la normativa federal y la normativa estatal en cuestión de archivos, así como de transparencia.  

Contamos con un producto que es una plataforma de archivo llamada GestED, que significa: Gestión de Expediente Digital, la cual ya tenemos implementada en dos municipios: Dolores Hidalgo, en la fase de correspondencia, y en el municipio de Salamanca, que ya contempla todas las fases que son el ciclo vital del documento. Desde la correspondencia, que es la recepción de documentos ciudadanos o de otras entidades, pasando por el archivo de trámite, archivo de concentración y llegando hacia el archivo histórico o la baja documental; cumpliendo el ciclo vital del documento y cumpliendo con la normativa federal y la normativa estatal.  

En el municipio de Salamanca, desde el mes pasado, se liberó la versión productiva, lo que significa que ya está trabajando en todas las dependencias con esta plataforma y con lo cual ya comenzaron con el ahorro de papel, del personal que llevaba la documentación a otras dependencias, de tiempos, de copias y demás, ya que desde ahora con el uso de la plataforma, permite que se haga de forma rápida y segura. 

Con esto también se están comenzando a generar los expedientes y ahora son expedientes digitales. Esos expedientes que ahora son enviados mediante la plataforma, se reciben también en la misma y se les da todo el seguimiento hasta su finalización. De ahí dependiendo del tipo de expediente que sea, comienzan las siguientes fases de lo que es la técnica archivística hasta llegar a su destino final.  

Esta plataforma en sí, les ahorra mucho tiempo en la gestión, en la generación, en la atención ciudadana, coadyuva con la transparencia y la siguiente fase que viene en esta plataforma aquí en Salamanca, es la implementación de la firma electrónica certificada.  

Con esto, el sistema se complementa y se logra el 100% del ahorro de papel.  

Con esta herramienta se van a poder generar expedientes digitales, firmados y que son válidos como si fuera autógrafa.  

¿Por qué nada más estos municipios? Digamos, municipios como León o los del corredor industrial, —con excepción de Salamanca— no tienen este tipo de elementos, de herramientas.  

 Como la normativa es relativamente nueva y tiene poco tiempo en la que ya indican que se va a castigar por no cumplirla, apenas están comenzando a interesarse en utilizarla o generar este tipo de plataformas.  

Hay municipios que ya han arrancado con algún sistema para poder llevar este control como el municipio de León, por ejemplo, es de los municipios que están avanzados, pero solamente tienen por fases. 

En el municipio de León tiene la fase de correspondencia y la tiene independiente de la fase de archivo de trámite. No están interconectados, no llevan toda la técnica, pero están tratando de hacerlo.  

De hecho, trabajamos con ellos para realizarles un análisis para un desarrollo de una plataforma completa, como la que tenemos, pero no pudieron utilizarla porque su infraestructura es diferente; su estructura entre las dependencias, entre toda la estructura gubernamental, es demasiado grande para poder cubrir con una plataforma y además ellos requerían de otras funcionalidades independientes.  

Cada municipio, cada poder, como el Poder Legislativo, el Ejecutivo, y el Judicial, trabajan de manera muy puntual su tema de archivo. Entonces, hay plataformas que podrían estar en el mercado, pero que son plataformas que además de ser muy caras son aparte muy cuadradas, que se tienen que utilizar como vienen y no funcionan por lo general para todas las dependencias de entidades gubernamentales. 

Lo que nosotros hacemos es que vamos con el gobierno, la entidad que lo requiere, platicamos con ellos, mostramos la plataforma y les hacemos las adecuaciones que ellos requieren para que les funcione y no al revés, que la dependencia se tenga que adecuar a una plataforma.  

Claro, ya llevas varios años en esto de la informática y en el diseño de estas herramientas. De hecho, me parece que en el Congreso fuiste el líder de este proyecto que todavía está rindiendo frutos, me refiero a la plataforma del archivo. 

Aquí en el Congreso de Guanajuato se desarrolló un sistema integral, documental, el llamado SID. Esta plataforma la estuve coordinando en el tiempo que estuve laborando aquí, junto con el equipo la desarrollamos y la fuimos mejorando con el paso de los años y de hecho esa es la plataforma que dona el Congreso y que ya tiene varios donatarios.  

Una vez que me independicé y que salí del Congreso para desarrollar mis proyectos, hice mi propia plataforma de gestión de archivo, pero le metí muchas mejoras en comparación con la que hicimos allí.  

Le metimos muchas mejoras complementarias, como debe de ser la técnica archivística; una plataforma más nueva, acceso al reporteo y muchas características que tiene esta herramienta  con la que contamos y que, investigando, vemos que a nivel nacional no existen municipios que ya cuenten con una plataforma como la que tenemos, que cumple a 100 por ciento con la técnica archivística y con la normatividad, tanto estatal y como federal.  

Además como lo mencionas, no podría ser exactamente la misma plataforma para todos los municipios, no es lo mismo el norte y el sur ni del país ni del estado, y de niveles de población ni se diga. 

Efectivamente, la normativa te indica una serie de pasos de cómo debe de llevarse el control del sistema institucional de archivos. Y esto de las plataformas digitales es algo nuevo, que apenas lo van queriendo implementar muchas entidades gubernamentales.  

Es diferente precisamente como indicas de cómo lo trabajan en ciertas zonas y sobre todo el cómo han venido trabajando, cómo tienen su archivo, cómo tienen su archivo físico, porque lo que nosotros les ayudamos a las dependencias es desde lo que tienen en físico, guardado en bodegas que les apoyamos a digitalizar, a clasificar cuando es necesario, a alimentar la plataforma para que puedan tener un histórico y una consulta y también a que ya comiencen a hacer ese cambio que ya está sucediendo en muchos lugares, que es el gobierno electrónico, o que ya los servicios sean digitales, que los servicios sean más fáciles, que sean más seguros y más ágiles para el ciudadano.  

Pueden contactarnos en el correo noel@beastlyapps.com y sitio web www.beastlyapps.com 

Ofrecemos soluciones especializadas en: Sistemas de gestión documental y archivos digitales, Expediente electrónico y control de correspondencia, Plataformas para transparencia y gobierno digital, Aplicaciones web y móviles personalizadas, Desarrollos de software a la medida según las necesidades de tu institución u organización. Inteligencia Artificial aplicada a la institución en cualquier ámbito.